Die Verantwortlichen stehen häufig vor Herausforderungen, wenn sie Anträge von betroffenen Personen auf Auskunft über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten oder auf Ausübung sonstiger Rechte nach der DSGVO erhalten. Die Prüfung von Datenbanken und Archiven, die Vorbereitung einer Antwort und die Erteilung der Auskunft erfordern erhebliche zeitliche und personelle Ressourcen. Hinzu kommt, dass die kurzen Antwortfristen und die Möglichkeit von Sanktionen bei unvollständiger oder fehlerhafter Erfüllung zusätzlichen Druck erzeugen.

Was ist ein Antrag auf Ausübung der Rechte nach der DSGVO?

Die betroffene Person kann ihren Antrag auf unterschiedlichen Wegen stellen: per E-Mail, telefonisch, über die Internetseite oder über die Profile des Verantwortlichen in den sozialen Netzwerken. Der Antrag kann in freier Form abgefasst sein; er muss weder einem bestimmten Muster folgen noch Begriffe wie „personenbezogene Daten“ oder „DSGVO“ enthalten. Beispiele für solche Anträge sind:

  • „Bitte übermitteln Sie mir sämtliche Informationen, die Sie über mich besitzen.“
  • „Ich möchte wissen, welche Informationen Sie über mich haben.“
  • „Ich möchte wissen, woher Sie diese Informationen über mich haben.“

Damit die Mitarbeiter solche Anträge erkennen, müssen sie geschult werden und ein internes Verfahren für deren Bearbeitung befolgen.

Wirksamkeitsvoraussetzungen des Antrags

Der Antrag auf Ausübung der Rechte nach der DSGVO muss der Schriftform genügen, um wirksam zu sein. Wird er auf elektronischem Wege übersandt, so ist er mit einer elektronischen Signatur zu unterzeichnen. Nach der Praxis der Kommission für den Schutz personenbezogener Daten gilt ein unwirksamer Antrag gleichwohl als anerkannt und wirksam, wenn der Verantwortliche ihn per E-Mail beantwortet.

Zu den Anforderungen an den Inhalt des Antrags gehören:

  • Name, einheitliche Bürgernummer (ЕГН) und Anschrift der betroffenen Person;
  • Beschreibung des Antrags;
  • Die bevorzugte Form des Erhalts der Auskunft;
  • Unterschrift und Datum der Einreichung;
  • Zustellungsanschrift.

Wird der Antrag von einem Bevollmächtigten gestellt, so ist eine Vollmacht erforderlich (ohne notarielle Beglaubigung). Beantragt ein Elternteil Auskunft über die Daten eines Kindes, so kann die Geburtsurkunde des Kindes verlangt werden. Bei einem unvollständigen Antrag hat der Verantwortliche die Person über die erforderlichen Berichtigungen zu unterrichten und kann ihr ein Muster anbieten.

Frist für die Beantwortung des Antrags

Der Verantwortliche ist verpflichtet, den Antrag zu beantworten oder die betroffene Person über die ergriffenen Maßnahmen zu unterrichten, und zwar innerhalb einer Frist von einem Monat ab Eingang des Antrags. Diese Frist kann bei besonderer Komplexität oder bei einer großen Zahl von Anträgen einmalig um zwei Monate verlängert werden.

Ist der ursprüngliche Antrag unvollständig und einer Berichtigung zugänglich, so beginnt die Antwortfrist mit dem Tag der Beseitigung der Mängel zu laufen. Eine gute Praxis besteht darin, den Beginn und das Ende der Frist auf dem Antrag zu vermerken.

Gebühren bei Anträgen betroffener Personen

Die Beantwortung solcher Anträge ist unentgeltlich, unabhängig von den Kosten und dem Zeitaufwand, die sie erfordert. Eine Ausnahme bilden Fälle offenkundig unbegründeter oder exzessiver Anträge, etwa häufig wiederholter Anträge, in denen der Verantwortliche eine an den Verwaltungskosten ausgerichtete Gebühr erheben kann.

Ändern sich die Daten der betroffenen Person häufig, so können häufige Anträge gerechtfertigt sein. Die Beurteilung der Unbegründetheit oder der Exzessivität erfolgt im Einzelfall.

Sollten Sie eine Beratung, die Erstellung von Unterlagen oder eine Schulung im Zusammenhang mit dem Schutz personenbezogener Daten benötigen, kontaktieren Sie uns telefonisch unter: 0887550706 oder per E-Mail: [email protected]