Tous les établissements de l'enseignement préscolaire et scolaire, tels que les écoles et les jardins d'enfants, sont tenus de désigner un délégué à la protection des données (ДЛЗД), dès lors qu'ils agissent en qualité de responsables du traitement de données à caractère personnel. Cette obligation découle de l'article 37, par. 1, point a) du Règlement (UE) 2016/679, ainsi que du § 1, point 17 des Dispositions complémentaires de la Loi sur la protection des données à caractère personnel. La Commission pour la protection des données personnelles (КЗЛД) a également exprimé l'avis selon lequel toutes les écoles et tous les jardins d'enfants doivent désigner un ДЛЗД.

Il convient de relever que l'obligation de désigner un ДЛЗД vaut pour tous les types d'écoles et de jardins d'enfants – publics, communaux et privés. Une exception n'est admise que pour les établissements d'enseignement privés dont l'activité principale n'implique pas la dépense de fonds publics.

Qui peut être délégué à la protection des données ?

Le ДЛЗД peut être :

  • un agent interne de l'établissement d'enseignement, ou
  • une personne ou une société externe avec laquelle un contrat est conclu.

Il n'est pas obligatoire que l'école ou le jardin d'enfants recrute un agent spécialement affecté à cette fonction. Il est possible que l'un des agents en poste assume les fonctions de ДЛЗД tout en exerçant par ailleurs d'autres attributions, pour autant que cela n'engendre pas de conflit d'intérêts. Ainsi, un agent dont les fonctions comportent le traitement de données à caractère personnel ne saurait exercer également les attributions de ДЛЗД.

La qualification et l'indépendance du ДЛЗД

La désignation d'un ДЛЗД n'est subordonnée à aucune exigence légale tenant à un type ou à un niveau de formation déterminé. Selon le Règlement général sur la protection des données, la seule exigence est que l'intéressé possède des connaissances spécialisées du droit et des pratiques en matière de protection des données à caractère personnel.

Une autre exigence essentielle tient à l'indépendance de l'intéressé à l'égard du responsable du traitement. Cette indépendance garantit l'exercice effectif des fonctions du ДЛЗД. Lorsqu'un agent interne est désigné en qualité de ДЛЗД, il est malaisé d'assurer une telle indépendance, l'agent se trouvant placé sous la subordination de son employeur. Dans ces hypothèses, de nombreux établissements préfèrent recourir à un prestataire externe pour la fonction de ДЛЗД.

La délégation des fonctions de ДЛЗД à une société externe

La désignation d'une société externe en qualité de ДЛЗД présente plusieurs avantages :

  • Elle permet d'économiser les frais de rémunération, de cotisations sociales et de formation d'un agent interne ;
  • Elle écarte le risque de départ ou d'absence pour cause de maladie ou de congé ;
  • L'indépendance est garantie, la personne externe n'ayant aucun intérêt direct lié à l'organisme.
Les principales attributions du ДЛЗД

Le délégué à la protection des données est investi de plusieurs attributions essentielles, parmi lesquelles :

  • Il informe et conseille le responsable du traitement ainsi que les agents chargés du traitement des données sur les obligations qui leur incombent en vertu des dispositions légales relatives à la protection des données à caractère personnel ;
  • Il contrôle le respect des politiques et des procédures de protection des données à caractère personnel et organise des formations destinées à sensibiliser le personnel ;
  • Il coopère avec la Commission pour la protection des données personnelles ;
  • Il fait office de point de contact de la Commission pour la protection des données personnelles pour les questions relatives au traitement des données, y compris la consultation préalable et toute autre question pertinente.
La publicité des coordonnées du ДЛЗД

Les écoles et les jardins d'enfants sont tenus de publier les coordonnées du ДЛЗД et de les communiquer à la Commission pour la protection des données personnelles. Cette notification est déposée selon un formulaire type et, si elle est déposée par voie électronique, elle doit être revêtue d'une signature électronique qualifiée.

Les nom et coordonnées du ДЛЗД sont inscrits au Registre public des responsables du traitement et des sous-traitants de données à caractère personnel ayant désigné un ДЛЗД. Ce registre est tenu et publié par la Commission pour la protection des données personnelles.

Si vous avez besoin d'une consultation et d'une assistance en matière de protection des données à caractère personnel, vous pouvez vous adresser à nous au téléphone 0887550706 ou par e-mail : [email protected]