Lorsque le livret de travail d’un travailleur ou d’un employé est illicitement retenu par l’employeur, la loi ouvre au travailleur ou à l’employé le droit de percevoir une indemnité. Cette indemnité est due indépendamment de la survenance d’un préjudice réel, tel que l’impossibilité de prendre un autre emploi ou de percevoir une allocation de chômage.
Les obligations de l’employeur lors de la rupture de la relation de travail
Lors de la rupture du contrat de travail, l’employeur a deux obligations principales :
- inscrire dans le livret de travail toutes les mentions nécessaires relatives à la rupture du contrat ;
- remettre le livret de travail au travailleur ou à l’employé.
Le livret de travail doit être rempli et restitué « immédiatement », c’est-à-dire le jour même où la relation de travail prend fin.
La nécessité de respecter strictement le délai
Le délai de remise du livret de travail s’impose à l’employeur, sans aucune exception. Même un retard minime ne peut être justifié devant le tribunal. Peu importe que :
- l’ordre de rupture ait été notifié en fin de journée de travail ;
- le comptable soit en congé, en arrêt maladie ou en télétravail ;
- l’employeur ait recours à un cabinet comptable externe pour l’établissement des documents.
L’employeur est tenu d’organiser le processus de sorte que le livret de travail soit remis au travailleur ou à l’employé le jour voulu. Si la rupture intervient à l’initiative de l’employeur et que le travailleur n’a pas été informé au préalable de la date, l’employeur doit l’en aviser afin qu’il puisse retirer personnellement son livret.
Les cas où le livret de travail est détenu par le travailleur
Si le livret de travail est conservé par le travailleur ou l’employé, l’employeur doit en demander la remise. Une fois qu’il l’a reçu, il est tenu d’y inscrire immédiatement les mentions relatives à la rupture et de le restituer le jour de sa réception.
La responsabilité pour retard
Tout retard dans la remise du livret de travail engage la responsabilité de l’employeur au paiement d’une indemnité conformément à l’article 226, al. 2 du Code du travail.
Si le travailleur ou l’employé n’était pas présent au travail le jour de la rupture du contrat ou n’a pas attendu de recevoir son livret, l’employeur doit l’aviser, par lettre avec accusé de réception, de la date à laquelle il peut le retirer.
Le livret de travail ne peut être envoyé par la poste ou remis par l’intermédiaire d’un tiers que si le travailleur y a expressément consenti par écrit. Si le travailleur ne se présente pas en personne ou ne fournit pas de consentement écrit pour un tiers ou pour un envoi postal, la responsabilité lui est transférée.
La documentation de la remise du livret de travail
La date de la remise doit être consignée dans le registre de délivrance des livrets de travail, ce qui sert de preuve de l’exécution des obligations de l’employeur.
L’action en indemnisation pour rétention illicite
L’indemnité pour rétention du livret de travail n’est due que si le travailleur la réclame. Si l’employeur ne la verse pas volontairement, le travailleur peut introduire une action devant le tribunal d’arrondissement.
Les frais de justice
Les travailleurs et les employés ne paient pas de taxes d’État ni de frais dans ces litiges, y compris pour les expertises judiciaires. Le seul frais à la charge du travailleur est l’honoraire d’avocat pour sa défense juridique.
Le montant de l’indemnité
L’indemnité est égale à la rémunération brute du travail du travailleur ou de l’employé pour la période de rétention du livret de travail.
La preuve d’un préjudice n’est pas nécessaire
Le travailleur n’est pas tenu de prouver un préjudice subi ni un comportement fautif d’agents. L’indemnité est due automatiquement en cas de rétention illicite du livret.
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