Face à la popularité croissante du travail à distance, connu sous le nom de « home office », des exigences spécifiques s'imposent au contrat de travail à distance et les droits et obligations des parties à ce contrat se précisent. Une jurisprudence relative aux questions liées à ce type de contrats reste encore à se constituer, la principale problématique étant la preuve d'un accident du travail survenu au domicile.

Le travail à distance (ou « home office ») constitue une forme d'organisation du travail dans laquelle le salarié exécute ses obligations en dehors des locaux de l'employeur au moyen des technologies de l'information. À la différence du travail à domicile, ce type d'emploi exige que l'activité soit ou puisse être exercée dans les bureaux de l'employeur.

Possibilités juridiques de travail à distance

Conformément au Code du travail (КТ), les parties à la relation de travail peuvent :

  • conclure un contrat de travail individuel de travail à distance ;
  • signer un avenant au contrat de travail existant afin de passer au travail à distance ;
  • convenir d'un régime mixte de travail, dans lequel le salarié alterne travail à distance et travail sur place au bureau.

Le salarié ne peut être contraint de passer au travail à domicile, ni inversement. S'il refuse de modifier son lieu de travail, cela ne saurait fonder des conséquences défavorables, telles que la rupture de la relation de travail.

Une exception n'est admise qu'en cas de déclaration de l'état d'urgence ou d'une situation épidémique extraordinaire. Dans ces cas, l'employeur a le droit d'imposer unilatéralement et temporairement le travail à distance par voie d'arrêté, sans que le consentement du salarié ou la conclusion d'un avenant soit nécessaire.

Toutes les exigences du Code du travail relatives à la conclusion et à la rupture du contrat de travail, à la responsabilité disciplinaire, etc., s'appliquent également au contrat de travail à distance. Une période d'essai peut aussi être convenue. Il existe toutefois, dans le même temps, un certain nombre de particularités que les parties doivent prendre en considération.

Lieu de travail

En cas de travail à distance, le lieu de travail est le domicile du salarié ou un autre lieu de son choix situé en dehors des locaux de l'employeur.

Plus d'un lieu de travail peut être indiqué (par exemple le domicile et la maison de campagne du salarié) et, dans certains cas, même une adresse à l'étranger. Dans ces situations, le salarié doit informer l'employeur des jours au cours desquels il travaillera aux différents lieux. Si le salarié choisit un lieu de travail situé dans une autre localité, ou s'il travaille à partir de plusieurs adresses, l'employeur doit déposer une notification auprès de l'Agence nationale des recettes (НАП).

Temps de travail, pauses et congés

Le temps de travail en cas de travail à distance peut être convenu dans le contrat de travail, dans le règlement intérieur du travail ou par voie d'arrêté de l'employeur. Le début et la fin de la journée de travail, ainsi que les pauses, doivent être clairement précisés.

  • Les parties peuvent convenir que le salarié n'effectuera pas d'heures supplémentaires ni de travail de nuit et/ou de travail les jours fériés.
  • Le salarié peut organiser lui-même son temps de travail afin d'être disponible pendant les périodes au cours desquelles l'employeur et les partenaires commerciaux sont en communication, sauf convention contraire.
  • L'employeur doit approuver un document de décompte du temps de travail, ce décompte pouvant être établi sur une base mensuelle ou autre, le salarié étant responsable de l'exactitude des données.

Les personnes travaillant à distance bénéficient des mêmes droits à congé que tous les autres salariés. Il importe de préciser les modalités selon lesquelles le salarié présentera sa demande de congé et celles selon lesquelles l'employeur l'approuvera. Lors d'un contrôle de l'Inspection du travail, les formes électroniques telles que les courriels ou les plateformes internes sont considérées comme inappropriées, à moins que les demandes ne soient signées au moyen d'une signature électronique.

Frais d'équipement et de consommables du poste de travail

Le contrat de travail doit préciser les conditions relatives à l'équipement de travail, technique et autre, du poste de travail, y compris la prise en charge des frais d'entretien, de réparation ou de remplacement. Il est possible que certains équipements deviennent la propriété du salarié à l'expiration d'un délai déterminé ou lors de la rupture de la relation de travail.

L'employeur prend en charge les frais relatifs :

  • à l'équipement du poste de travail – ordinateurs, imprimantes, mobilier de bureau et consommables ;
  • aux logiciels nécessaires ;
  • à la réparation et à l'entretien préventif du matériel ;
  • aux dispositifs de communication, y compris la connexion internet ;
  • à la protection des données, etc.

Le contrat peut prévoir que le salarié utilisera son propre équipement, l'employeur ne couvrant que les consommables (par exemple le papier pour imprimante). Il est également possible que les frais de consommables, d'internet et d'électricité restent à la charge du salarié. L'employeur peut verser une somme unique ou périodique destinée à couvrir ces frais, laquelle n'est pas soumise à cotisations sociales.

Le contrat doit comporter des clauses visant à prévenir tout usage abusif de l'équipement mis à disposition.

Protection des données à caractère personnel et des informations professionnelles

L'employeur doit prévoir des règles de protection des données à caractère personnel dans le cadre du travail à distance, y compris en cas d'utilisation de logiciels de surveillance du processus de travail. La surveillance doit être limitée au temps de travail du salarié et ne pas porter atteinte à sa sphère privée.

Il importe que le salarié soit informé par écrit de sa responsabilité et des sanctions encourues en cas de violation des règles de protection des données à caractère personnel et des informations professionnelles. Cette information doit faire partie du contrat de travail.

Conditions de travail saines et sûres

Le salarié doit aménager à son domicile un espace déterminé destiné à servir de poste de travail, et l'employeur doit procéder à une évaluation des risques pour ce poste, comprenant notamment la mesure de l'éclairement et d'autres facteurs.

L'employeur est tenu de fournir des informations sur les conditions de travail saines et sûres, y compris sur les règles applicables au travail sur écran de visualisation et sur les exigences de l'entreprise en matière d'organisation du poste de travail.

Les salariés sont responsables du respect des exigences de l'entreprise en matière de sécurité et de santé au travail. L'employeur a le droit d'accéder au poste de travail du salarié afin d'évaluer les risques et d'exercer un contrôle continu, à charge pour lui de l'informer préalablement de la date et de l'heure de la visite. Celle-ci doit avoir lieu dans les limites du temps de travail convenu, le salarié n'ayant pas le droit de refuser l'accès sans motif valable.

Régime mixte de travail

Le régime mixte de travail peut être convenu entre les parties, un planning mensuel d'alternance des jours de travail à distance et au bureau étant le plus souvent établi. Ce planning doit être signé par les deux parties et peut être convenu une seule fois, dans le cadre du contrat.

Lors d'un contrôle de l'Inspection du travail, une copie papier du planning revêtue des signatures des deux parties sera exigée. Rien ne s'oppose à ce que le salarié utilise un système électronique de contrôle d'accès au bureau afin d'enregistrer sa présence sur le lieu de travail.

Si vous avez besoin d'une consultation en lien avec les exigences applicables au contrat de travail à distance, contactez-nous par téléphone au 0887550706 ou par e-mail : [email protected]